• เสาร์. เม.ย. 1st, 2023

เรื่องที่ควรรู้ วิธีใช้ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ตอบครบใช้ยังไง

            เปลี่ยนรูปแบบการทำงานให้เข้ากับยุคสมัย ด้วยะบบเซ็นเอกสารออนไลน์ ตอบชัดใช้ยังไง เชื่อถือได้หรือไม่ อ่านได้ที่บทความนี้ได้

เมื่อก้าวเข้าสู่ยุค Digital แบบเต็มรูปแบบ โลกธุรกิจเองก็จะเป็นที่จะต้องปรับตัวให้พัฒนาไปอย่างรวดเร็ว ภายใต้การทำงานที่ใช้ระบบออนไลน์เป็นตัวกลางหลัก ยิ่งมีการระบาดของโควิด 19 ยิ่งกระตุ้นทำให้ไลฟ์สไตล์การทำงานต้องเปลี่ยนไปอย่างช่วยไม่ได้ จึงไม่แปลกที่บริษัทหลาย ๆ แห่งจะต้องเริ่มหาโซลูชันที่เหมาะสมต่อการอนุมัติเอกสารแม้ไม่ได้เข้าออฟฟิศ ตอบโจทย์สถานทำงานที่มีการ Work From Home หรือทำงานแบบไฮบริดได้อย่างครอบคลุม ด้วยระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ ส่วนจะใช้ยังไง เรามีคำตอบ

ระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ คืออะไร ใช้ยังไง?

ระบบเซ็นเอกสารหรืออนุมัติเอกสารออนไลน์นั้น เป็นซอฟแวร์ที่เริ่มมีการติดตั้งภายในองค์กรกันมากขึ้น ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นมาเพื่อรองรับการดำเนินงานภายในธุรกิจต่าง ๆ ให้เป็นไปอย่างคล่องตัว พร้อมอำนวยความสะดวกด้านงานเอกสารให้เป็นไปอย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น แถมยังอยู่ภายใต้ความปลอดภัยตามมาตรฐานอีกด้วย

สำหรับใครที่สงสัยว่าระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ใช้ยังไง ต้องบอกเลยว่ามีทั้งแบบโปรแกรมและแอปพลิเคชันมากมายที่ถูกออกแบบมาเพื่อให้ใช้งานได้โดยเฉพาะ โดยจะมีการออกแบบมาให้ระบบที่ใช้งานนั้นสามารถจัดการระบบเอกสารภายในองค์กรได้อย่างรัดกุมและครบวงจร ไม่ว่าจะเป็นการยื่นของอนุมัติงาน การจัดเก็บ การจำแนก ตลอดจนการค้นคว้าข้อมูลภายในองค์กร พร้อมช่วยจัดการ Workflow ในการทำงานให้สามารถตรวจและติดตามได้อย่างปลอดภัย แถมยังมีฟังก์ชันอีกมากมายที่จะมาช่วยให้ประสิทธิภาพการทำงานเพิ่มมากยิ่งขึ้นอีกด้วย

ข้อดีของการใช้โปรแกรมเซ็นเอกสารออนไลน์

หลังจากพอจะเข้าใจการทำงานของระบบเซ็นเอกสารออนไลน์กันไปแล้วว่าใช้ยังไง ลองมาดูกันต่อที่ข้อดี เหตุผลที่จะทำให้คุณหันมาพิจารณาการใช้ระบบเซ็นเอกสารผ่านออนไลน์ ด้วยข้อดีที่มีมากกว่าความสะดวกสบายในการอนุมัติและจัดการเอกสาร ดังนี้

  • สามารถจัดการเอกสารผ่านระบบบออนไลน์ได้ทุกที่ : จากที่เห็นกันไปแล้วในพาร์ทก่อนหน้า ว่าระบบเซ็นเอกสารออนไลน์ใช้ยังไง จะพบว่ามันถูกออกแบบมาเพื่อให้ตอบโจทย์ต่อการทำงานเกี่ยวกับเอกสารแบบครบวงจร แถมยังทำได้ทุกที่แค่ติดตั้งโปรแกรม นี่จึงเป็นอีกหนึ่งเหตุผลที่ทำให้ระบบดังกล่าวน่าใช้งาน เพราะมันจะช่วยทลายกำแพงด้านสถานที่และเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
  • ยกระดับงานเอกสารเนื่องจากทำงานแบบไร้กระดาษ หรือ Paperless : การทำงานในระบบเก่า จะต้องพึ่งพาเอกสารที่เป็นกระดาษ ซึ่งมีข้อจำกัดมากมาย ไม่ว่าจะเป็น การแบกรับต้นทุนของอุปกรณ์สำนักงานที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์และการขนส่งเอกสาร การเสื่อมสลาย การสูญหาย เป็นต้น

เรื่องที่คุณห้ามพลาด!